论企业年检的成本和效率
作者：王 晴
企业年度检验是行政许可证管理工作的程序和内容之一。具体而言，是工商行政管理机关通过对营业执照主体。就原申请登记事项和执照所载的权利，按照法律法规规定的核准登记条件，与其年末实际情况相对照。检查、验证后作出对行政许可证--营业执照效力终止或延展或变更后存续的决定。其实质是对营业执照的未来效力重新作出认定和判断。通过企业申报、登记机关审查条件、必要的调查和核实、作出年检结论、在执照文本上加注或标记、发还执照和归档备案等步骤，对事先已经核准登记准人市场，即已经获得行政许可证明文件（《营业执照》）的企业，就其是否保有民(商)事主体资格以及《营业执照》所载的权利之效力所作的一年一度重新审查判断。属于核准登记工作在事中或事后的继续及许可证动态管理的延伸。因此说，企业年检法律规范，属于登记法的范畴。需要说明的是这里所谓登记法，并非独立的法律部门，我们可以从诸多的经济法、民商法、行政法等法律部门中就工商业的行政登记为实用和操作方便而撷取概括出这一概念，正如《公司法》、《企业法人登记管理条例》等登记法都是由程序法和实体法两部分构成一样，企业年检法律规范亦是如此。程序法和实体法互为表里、相互依存。两者存有效力渊源上的区别，实体规范大多源于上位法的规定，即市场准入和核准登记的条件是由《公司法》、《企业法人登记管理条例》等法律法规直接规定的。内容主要是权利义务分配原则；而程序性规范则更多来自公务惯例，侧重成本、效率、公正方面的考虑，对公务实际和具体实务从公正、成本和效率三方面规定出严谨、科学、方便、简明的程式和步聚。企业年检法律规范解决的实体问题是营业执照的效力终止、延展、或变更存续三个问题，那么针对这三个问题在程序方面对应设置出完整的规定，即(一)审查企业年检符合原申请登记事项的，准予通过年检的程序；(二)企业已不符合原申请登记事项并且失去市场准入的基本条件的，不予通过年检，消灭其民事主体的程序；(三)企业不符合原申请登记条件，但未完全失去市场准入其他条件，变更行政许可证照的权利义务后存续其效力的程序。三个实体问题和三方面的程序规定缺一则失其严谨、科学、完整性。实体规范保障企业的权利；程序上的瑕疵或欠缺却会导致行政管理相对人的实体权利落空，行政处理不公正；而对于行政主体自身来说，成本和效率都将受到影响，甚至导致行政低效和无能，资源浪费等不利后果。
从上文企业年检的定义和企业年检法律规范的基本特征出发，总结我们年检工作的得失，并审视考察《企业年度检验办法》颁布实行以来的年检工作的实际，从中可以发现三个问题，一是追求年检率问题，二是参加年检的条件问题，三是年检的期间和对应的程序不完整的问题。我们必须正视现实，申明法理，理清脉络，矫正错误。
第一个问题有共性，因为自年检工作开展以来，在各级工商行政管理机关的官方报表文件和工作目标书中都有"年检率"一项。 而且约定俗成似的占有重要位置；本来年检率作为行政工作的报表数据其所反应出的是一种法律事实状态，上级机关据以了解掌握工商企业关停的动态数据以资决策之用。当我们把"年检率"当作行政工作的任务指标或效率来统计衡量时，流弊甚深。其结果会使年检机关、机构的公务人员不重视年检审查结果，而去片面追求年检率而作出太多的"勉强"年检。我们知道企业年检对登记机关来说，是依申请的行政行为。对企业当事人来说，能否参加年检，是市场主体的法律行为，由其自身或客观条件决定。企业 如不参加年检，依照《企业年度检验办法》和相关法律规范，应有企业承担相应的法律责任。不参加年检的行为，是法律规范所规定的、能够引起法律关系产生、变更和消灭的法律事实。也是年检法律规范为年检工作效率预设的处断方法。而考察年检率以为年检工作的效益意味着要登记机关承担达不到年检率的责任或者让不合格的企业硬性通过年检。不参检行为的主体是年检当事人即企业，而且参加年检不符合法律规定的条件的法律事实又是一种客观存在的并不能都以行为人现在的主观追求所能实现的情形。更不是年检机关及其工作人员所能支配的，正如破产会带来债权人利益的损失，是社会公益所不愿的，但它是市场竞争的结果，是一种客观事实。至少企业不参加年检的法律行为的主体是企业而不是年检机关，当然不能由年检机关承担责任。发生了不参加年检的事实或行为必然引起法律关系主体消灭的后果。 年检登记机关只有依法行政的义务，即依法确定相应的法律关系。决不能为荒谬的行政指标勉强通过年检；通过违法行为来阻却法律规范指引的法律关系运动的必然结果发生。
遗憾的是我们应该看到，牺牲了年检标准这种法律规范似乎无人注意。但达不到年检率却几乎是交代不过去的工作失误。
第二个问题参加年检的条件或资格，它和第三个问题相伴相生，并且是由第一个问题追求年检率带来的直接的副作用。参加年检的条件在理论上决无依据，但在实际操作中隐含在第一、第二问题中，并且起着微妙的作用。客观公正地说《企业年度检验办法》从来就没有荒谬到为申请参加年检制定一个行政许可条件。但实际上其程序的欠缺和操作不便却助长了公务人员的错误认识和短期行政行为，甚至年检行政工作的低效和浪费。《企业年度检验办法》(以下简称《办法》)规定了企业不参加年检和参加年检两种行为的法律后果。这个属于通过年检的行政许可条件。对行政许可证营业执照的效力直接作出终止或延展的处理，这很明朗。但对于在年检审查中发现有《办法》第十一条所列举年检审查内容共十四项问题，诸如前置于营业执照审批的行政许可证明已经失效或相关生产经营资格被撤销或丧失，出资不实、抽逃资本，超出核准登记的经营范围经营，还有其他申请登记事项发生变更等大量的"中间性问题"，既不能直接肯定予以核准年检又不能直接否定不予通过年检，在审查中各级都比较自危和防范严格，这些问题，本来正是年检工作主题所在。恰恰《办法》对此类问题特别是企业通过变更、调整以适应市场准入条件，补正年检条件，最后保有营业执照和企业民商事主体资格的期间和程序没有详尽的规定。《办法》第十六条规定的是对通过年检的企业的实体处理，第十五条规定的是对不予通过年检的企业的实体处理，它所体现的仅是法律关系发生和消灭的静止状态；没有体现法律关系变更的动态结果。对办法列举的年检审查十四项问题如何解决，规章似乎把它们排除在年检程序以外，当作遗留问题了。法条中有实证表现①第十条规定在审查期间可以要求企业补充材料。这里补充材料并不完全等于给企业补足年检实质条件的时机即期间②第十五条第二款对不予通过年检的企业依法吊销营业执照和第二十一条中责令限期办理变更登记和罚款的规定显然是把行政处罚程序列为年检程序完结后的另一程序③第十四条把通过年检的企业分为A．B级则使矛盾非常明显，等于说通过年检并非一个标准，审查出违法企业照样可以通过年检，只要加一个标示B就可以了。④令人费解的是第七条规定年检的基本程序中根本就没有对年检审查出的违法行为的行政处罚，但在第二十条至第三十条却以同一规章三分之一的法条规定了对企业在年检中审查出的违法行为的处罚规则。这就是说年检程序已经完结，AB级企业都已通过年检但仍有大量实体问题还继续存在。⑤如果说规章规定的疏漏可以由法律来弥补，年检程序终止后遗留实体问题未处理可以由行政处罚法的程序来支持完成行政处罚的话，年检《办法》第五条的法定期间--"年检起止日期"四个月，另加第十九条规定30日的催检宽展期，仍然不是就受理年检后处理年检"中间问题"所给予的必要的充分期间。由于实际操作的不方便，吊销营业执照又需要特殊的听政程序和时间，遗留实体问题是不可能在年检终止期日前解决的。只能说年检程序中不包含对审查问题的处理过程。由此可见，一方面年检的法定期间规定过于短暂又不能随意改变，这就是上文提出的第三个问题；另一方面追求年检率指标非常严格，(前文已述的第一个问题)；第三个方面，年检《办法》程序允许遗留实体问题，或者毋宁说它本身的完成排除解决年检审查出的问题。三方面共同作用下，年检机关的公务人员在实际操作中只能被动选择：要么就受理年检，只要能受理年检就当然意味甚至表明必然通过年检，而且必须限期通过；要么就不受理年检，公示催告后吊销营业执照。使之变成两个极端之间的捷径和过程。在这个过程中索性简化掉了审查和处理两个步骤。从中我们吃惊地发现从年检之处就隐含了一个"参加年检的条件和资格"问题--一个不成文的但客观存在的年检"门槛"。公务人员的错误认识惯性钻年检《办法》程序欠缺的空子。默守"年检受理、审查和核准同一条件制"的规矩。我们知道，年检作为登记核准和行政许可证管理工作的动态延续，其所考察的是工商企业行政登记事后的变量，也就是《办法》第十一条规定列举的"登记主管机关年检主要审查内容"。企业在市场运行中这些变量是必然发生的、客观存在的；有时会有违公平竞争的市场秩序甚至公共秩序。就需要登记主管机关通过年检法律制度实时检验和匡正市场主体资格。正是由于这些变量存在和发生才有年检程序设立的必要，才是行政立法体现的成本和效率前提，是良法存在的基础。如果对这些变量或前文所称"中间问题"的审查制定有标准，那就是年检的审查标准，是变更行政许可的法定条件。即法律法规规定的市场主体准入的条件，(具体因工商业登记制度中审批制与核准制或两相结合的制度不同而不同)，这证明年检审查和核准的条件是同一的；但如果对存有这些变量的企业参与审查、检验本身行为制定一些准人的条件或资格(注意不是范围)，直接拿审查和核准的条件来过滤，参检的企业，律一化地受理年检。这首先是对年检法律制度设立本身的否定和对参检企业的选择与拒绝。是把年检审查的条件性和参加年检的非条件性混淆了。法理上是不通的。因为企业参加年检是无条件的法定的义务，不管企业合格不合格，愿意不愿意，企业必须参加年检。何况够不够年检的条件只有受理审查后才知道。受理年检是核准登记的继续，但不是核准制，因为市场主体已经核准存在，现在是审查它够不够条件继续存在，却不是它够不够条件让你审查的问题。企业申报年检就是无条件的让登记主管机关检查、检验；登记主管机关则依申请作出年检行政行为。选择和拒绝年检都是不作为的违法行为，是否在预示年检是多余的这一自相矛盾的结论。其次，"受理、审查、核准同一条件制"，实际上等于未受理先审查，未审查先核准。受理、审查、核准名为三步骤，本质上是一个程序，它的唯一的反面就是不予受理。全部意义就是年检受理完成了。使年检在逻辑上陷入谬误的怪圈，就是说年检如果不把审查作为独立的程序，审查后如果不把处理问题解决问题纳入必须有的程序和更主要的内容(包括对年检工作的检查、回馈、总结结束前内部行政行为和年检起止期外部行政行为的全过程)，等于并不解决市场主体规范或复位的问题；根本抛弃年检的目的。毫不客气的说，年检就是没有实际意义和效率的浪费成本的工作。
第三个问题年检的期间和年检遗留问题。如上所述，年检规章的规定显然使得年检工作结束欲速不达。甚至牺牲掉对年检审查出的大量的问题处理和解决的时间。或者更明确地说把年检要解决的问题留到年检程序完成以外和以后了。年检机关的公务人员将如何适应这个问题呢?用一个实例说明：2001年度，笔者在某工商所主办年检工作，当时正值全国几起特大安全事故和火灾发生后，因为查办工商业登记人员的渎职罪而风声鹤唳、草木皆兵。各级年检对前置审批的审查把关都非常严格。有一煤矿企业来申报年检时已是3月15日。初步审查申报的材料时显见没有有效的《采矿许可证》，申请人言明正在积极办理并且出示了矿管站(代理发证机关受理申请)出具的受理证明。年检《办法》第八条规定企业申报年检必须提交的文件根据企业的实际就是不能提交。该条规定只是说明年检申报是要式法律行为，不可以想当然认其为受理年检的条件而拒绝受理，如不受理等于拒绝履行和放弃法律规定的对企业检查的义务和权利，如迟延受理无疑于设陷于民，诱其超过3月15日逾期报检遭受处罚，系典型的滥用职权的恶行。笔者认为必须受理，因为受理年检的必要和对象正是企业不符合登记条件的现在事实状态。年检受理后当即签发书面通知，揭示限期提交《采矿许可证》，但截至年检期限届满之日，该企业未能提交。其余的问题令笔者进退维谷。显然采矿企业未经采矿许可依法不得从事生产活动，亦不得核准登记。但原登记时企业提交的是地或较大的市级矿管站签发的许可证，这在当时是有效的法律文件，就是说核准登记的营业执照是合法有效的，非依法定程序不得撤销。笔者遍寻年检《办法》的规定，认为适用第十五条第一款第三项，"有其他严重违法、违规行为的"企业不予通过年检，和第二款的规定"登记机关对不予通过年检的企业依法吊销营业执照"。在《年检报告书》审查意见栏内签注了"不予通过年检"理由和结论。但最后登记机关核准该意见时发生争议，疑虑不决：首先是对于企业未提交符合规定的年检材料情况下笔者受理其年检质疑，认为不予受理是最好的解决方法。显然主张受理年检的条件性。其次，该企业的《采矿许可证》失效，一是效期已满，二是发证机关的主体和行政等级改变不能在年检期限内办证，该事实的发生企业无过错。核准机关一旦作出不予通过年检的决定就难免程序和实体之间的矛盾，不予通过年检的核准意见是年检机关的最终实体处理决定。它标志着年检程序已经结束。但实际上它还衍生了一个吊销营业执照的实体法律决定。须知这一决定是注定没有证明力、确定力、执行力的。因为吊销营业执照的实行程序和实现结果一定依赖于法律规定，决不是《办法》这一规章有权作决的。通过对实务精细的观察分析，笔者发现在年检核准人员疑虑不决的潜意识背后有立法矛盾存在。在本案中，设若作出不予通过年检的最终结论，则依照《办法》第十五条第二款吊销营业执照并不一定实现。上文所述，企业未能提交《采矿许可证》行为事实中企业无过错，按违法行为的构成要件已有缺项之一，何况即使构成违法或违规行为，是否达到"严重"的程度，足以"不予通过年检""吊销营业执照"仍然存在不确定的事实因素，定论尚早。一种可能性是当我们继年检后"依法"吊销营业执照时，企业已经获得采矿许可证。此时此地"依法"中所依之法当然指具体的法律行政法规--《中华人民共和国公司登记管理条例》第六十八条和《中华人民共和国企业法人登记管理条例》第三十条第三款。吊销执照的假定条件或称行为模式分别是"不按规定接受年度检验"和"不按规定报送年检书，办理年检的"。显然"不予通过年检"依法吊销营业执照的企业按年检《办法》第十五条，其吊销营业执照处罚的行为模式并非不按规定参加年检，而是按规定参检后审查出的事实状态，实质条件不符合原核准登记条件如注册资本限额。年检《办法》设立的与上位法里相同的处罚种类、幅度相对应的法条规定的行为模式却不同，它却另有所指。照此"依照法律"和通过听证程序不可以吊销营业执照是必然的。而所依年检《办法》吊销营业执照的决定则最终是无效的。法理缺陷在于上位法追求年检的形式，已经立论于"按规定"参加、接受或报送年检的"按规定"三个字--登记机关为年检对象主观预设了规定性条件或必须具备某种形式。强调形式上的报检和绝对服从，忽略对年检对象的客观实际依法审查的过程，法条过分抽象原则。下位年检《办法》倒是涉及到年检审查结果，强调参检后的企业事实和实质条件，相对科学。但尽管如此，由于《办法》的规定依附于法律体系，《行政处罚法》第十二条第一款明确规定"国务院部、委员会制定的规章可以在法律、行政法规规定的给予行政处罚的行为、种类和幅度的范围内作出规定。"《办法》第十五条规定不予通过年检依法吊销营业执照设定处罚的行为，在上位法里找不到相应规定，公务人员办理实务时只能对"按规定"申报年检申请受理，如发现企业有严重违法行为需要撤销登记和吊销营业执照，只好不予受理其年检。然后一边发公告催检，一边以未按规定(条件)申报年检为由，坚持拒绝受理，最后吊销营业执照。似乎法条规定越简单化越能与低成本和高效率成正比。这真是匪夷所思，不可细究--通过这一案例可以清楚地洞悉，年检法律规范基本上是把受理年检条件化了，然后忽略了对年检审查问题的解决的时间期间和处理过程，即使在年检《办法》中涉及到了审查结果为"不予通过年检企业"应当作出"依法吊销营业执照"的实体规定，公务人员具体操作时往往因为漏洞，难以自圆。易于陷入极端化，简单化的困境。被动选择作出下列三种短期行政行为：一是若不符合年检审查条件不能通过年检，索性不予受理(未查先知的逻辑错误)。把"按规定"当作年检的门槛，(企业参检本身就是合格，既然合格还检什么?)没有给企业变更的缓冲时机，不合格就拒之门外彻底牺牲；二是受理年检并当然通过年检；三是为追求年检率只能勉强年检，因为受理就是审查，就是结论。受理、审查、作出年检结论只要受理人员三而一解决问题，就能适应年检法定期间并完成年检率指标。至于审查违法行为的处理，已然是年检程序以外的遗留问题了。只好"留待明朝再说了"。
如此短期行为，我们不难想见年检工作的实效如何?在肯定成绩的情况下，不排除相当的负面影响，本文所述三个问题有内在联系，详细论证，穷根溯源，可以对应考察年检三个阶段的工作成本和效率。第一，企业报检得不到受理这一阶段，有点象阿Q想革命赵四爷不让的味道。在法律上讲企业有人格权，它不是物，但我们可以打这样一个比方：假设汽车要年检，它的机器设备是好是坏你得检查才知道，如果它缺少零件或是某个部位出了故障，正是你检查的必要，发现危险并制止使用或修理排除。你不能给来检修的汽车规定一个完好的标准，然后申明是好汽车我才检，有毛病的我不检，古时候蔡恒公对扁鹊曾说："医之好治不病以为功"，那今天的年检你能说清楚你在干什么吗?所以笔者认为"按规定年检"的主体应当是年检机关，企业则应该"按实际"年检，实际情况千差万别，都要客观真实地展示给登记主管机关检验。接受检查的本身行为表示是企业有义务按登记主管机关的规定(其实是检查要求)提供材料，或履行到询的义务，是受检开始后的义务，并非参检前要具备的条件。为参检企业先设一道"规定的"门槛。其实以不作为方式根本否定年检法律制度设立的必要性。盲人摸象，岂不是阻碍工商业正常发展。第二阶段是看受理后的成本效率。年检率指标就像计划经济植根到我们行政管理神经中的恶反射弧，它使官员们一厢愿地为客观规律划一条自己看了舒服又放心的标准线。并用种种优越性手段促成全体力争(立正)向优(右)看齐，那么，有多少不合格的企业勉强通过年检才能完成年检率的任务指标。笔者无从统计，数量想必惊人。想想如今还有人抱住大炼钢铁的方法死活不放，偏头痛!第三个阶段看年检程序完成后的成本和效率如何。使人想起外科医生截断钉子，一半还留在肌肉中的笑话。一方面，年检法定期间规定不合实际工作量需要，过于短促，另一方面，年检程序不完整。把年检审查后必须及时解决才有年检意义的大量问题排除在年检程序以外。许多与市场主体资格和行为有关的问题或者无暇审查，或者审查后当然搁置留作尾巴。三个问题交互作用，经过多年年检后，民法通则实行意见（司法解释）中所谓的"挂靠企业"、登记档册里的"空挂"或"悬留"企业、擅自改变重要登记事项的企业、产权不明资金不实的企业数量历年沉积，并没得到及时的彻底的清理。仍然存在着报表数据虚假、市场主体混乱、连带责任丛生、债务纠纷剧增、行政管理高耗低效现象。影响经济流转速率和行政管理社会效益。试想全国工商行政管理机关每年约有三分之一的人员，用大半年的时间从事企业年检工作，我们不能不警惕年检工作的成本和效率；我们不能不正视现实，对症下药，兴利除弊。 但愿本文能唤起对年检成本和效率的注意与研究。
二○○二年六月五日
作者：甘肃王晴 甘肃省张掖市甘州区消费者协会法律顾问 邮编：734000 信箱：315@gzxx315.com
河南省人民政府关于发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的通知
河南省人民政府
河南省人民政府关于发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的通知
现发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》,自2002年1月1日起施行。1999年7月21日河南省人民政府办公厅印发的《河南省人民政府公文处理办法》(豫政办〔1999〕42号)同时废止。
河南省国家行政机关公文处理实施办法
第一章 总 则
第一条 为使全省国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),制定本实施办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到及时、准确、安全。
第五条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守《办法》和本实施办法,加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第六条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第七条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类第八条 行政机关的公文种类主要有:(一)命令(令)适用于依照有关法律、行政法规公布规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 命令、决定和通报三个文种都可适用于奖励。各级行政机关应当依据法律的规定和职权,根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况,选择使用相应文种。
第十条 意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,秘密等级与保密期限并排,之间用“★”隔开;如有具体保密期限应当明确标注,凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;行政机关联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文,原则上应当使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。
(九)公文除“会议纪要”和电报外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。
(十)成文日期以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注,应当加圆括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)印发机关和印发日期。印发机关统称机关办公厅(室)或文秘部门,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标识。(十五)文字从左至右横写、横排,应当使用规定的字体和字号。
第十二条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),每页22行,每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要,注重实效。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十六条 下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第十七条 向上级机关报送公文,内容应当为需要报告的重大事项、上级机关要求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事项。
各部门需要请示政府的事项,应当抓紧做好前期工作及时上报,给政府留出研究、决策的时间:一般事项不得少于2周,紧急事项不得少于5个工作日;特别紧急的事项,需要在5个工作日以内批复的,除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外,必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。
第十八条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。确有必要和有关部门联合行文的,应当明确主办部门。须政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第二十条 政府各部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。
政府各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。
第二十一条 政府部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。部门内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关联系工作确需行文,应当以函的形式行文。
第二十二条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第二十三条 行政机关联合行文,主办机关排列在前、首先签署意见,协办机关依次会签;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十五条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十六条 除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外,不得以机关名义或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”;也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。
第二十七条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十八条 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准,或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项,应当使用“函”,不得使用“请示”或“批复”。
第二十九条 发文要坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量。(一)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题,不发公文。
(二)凡是可以用政府办公厅(室)公文解决的问题,不发政府公文;可以用便函解决的问题,不发正式公文;可以用电子公文解决的问题,不发纸质公文。
(三)属部门职权范围内的事务,不以政府或政府办公厅(室)名义行文或者批转、转发。
(四)除有特别规定的外,涉及人、财、物等具体业务问题的,可以直接向有关主管部门行文,不必经政府转办。
(五)各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等,一般不以政府或政府办公厅(室)名义批转或者转发。重要的,经请示政府负责人同意,可在文中注明“经政府同意”或者“经政府负责人同意”,仍由部门发文。
(六)上级的公文,如需各地、各部门贯彻执行的,一律将原件翻印下发;确需本级、本部门发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。
第五章 发文办理
第三十条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第三十一条 草拟公文应当做到:
(一)符合法律、法规、规章及其他有关规定,注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)拟制公文,应当依照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。若不属于国家秘密,应当在拟文稿纸上注明“非密”;若属于国家秘密,则要拟定密级、保密期限,并标明定密依据的文号和条款。
第三十二条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
部门之间征求意见或会签文件时,除主办部门另有时限要求的以外,协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式,否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见,并据此继续办理有关公文;需要报送政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。
第三十三条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签,行文方式是否妥当,是否符合《办法》及本实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。
第三十四条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第三十五条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第三十六条 各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文。
第六章 收文办理
第三十七条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十八条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十九条 经审核,对符合《办法》和本实施办法的公文,文秘部门或专职人员应当及时登记、分类,并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第四十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 公文运转由文秘部门负责,来文单位人员不得持件运转。凡送请负责人阅示、审批和送请有关部门办理的公文,有关人员均应严格登记,各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理,做到一般文件及时办理,急件随到随办,特急件专人限时办理。送批公文,如有关负责人外出,一般可隔过下传或者送代管负责人审批;不能隔过下传或者代批的,视时间要求分别采取等待或者专程送批的办法。
第四十三条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
政府办公厅(室)转有关部门办理的公文,凡明确提出时限要求的,各部门在办理时,对属于本部门职权范围内的事项,应当在规定的时限内办理完毕;对属于需要政府审批的事项,应当在规定的时限内予以回复,并将办理结果连同交办的原件一并报政府办公厅(室)。确因特殊情况不能按时办结回复的,应当在回复时限内以书面形式向政府办公厅(室)说明理由。对政府办公厅(室)未明确提出办理时限要求的,各部门也应本着认真负责的精神,尽快办理。
第四十四条 呈送公文,应当按照领导同志分工确定主批人,并送其他审批人阅知,以明确责任,提高工作效率。
报负责人批示的公文,负责人应当及时批示。审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第四十五条 受理请示、报告,应当及时答复办理结果。受理并已办结的请示、报告,除正式行文批复或者转发外,由文秘部门根据负责人的意见或者办文情况分别通过面谈、电话、便函等方式给予答复。答复内容仅限于结论性意见。任何人不得在公文上随便批注负责人的批示、意见,不得随便向外透露批示的原文和公文的详细办理情况。对负责人的批示,未经批准不得复印外传。已办结的公文,由文秘部门通知报文单位及时取回或转交有关部门。各地、各部门均不得直接从政府领导或办公厅(室)其他处(科)室取走公文。
查询公文办理情况,报文单位应当派人持介绍信到文秘部门联系,不得直接向负责人查询、催办。
第七章 公文归档
第四十六条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四十七条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。本机关收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映本机关重要活动的有关材料等,具有保存查考价值的,均需整理(立卷)。
第四十八条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十九条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第五十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十一条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十二条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十三条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十四条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印、复制。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。复印时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复,不得明电密电混用。
第五十五条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十六条 传递、管理秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。
第五十七条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十八条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,定期销毁。
第六十条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第六十一条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附 则
第六十二条 规章方面的公文,依照有关规定处理。
第六十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十四条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十五条 本实施办法执行中的具体问题,由省政府办公厅负责解释。
第六十六条 本实施办法自2002年1月1日起施行。河南省人民政府办公厅1999年7月21日印发的《河南省人民政府公文处理办法》(豫政办〔1999〕42号)同时废止。
2001-12-26
